rchiwum Archidiecezjalne zostało powołane do życia w 1960 r. jako samodzielna, centralna instytucja diecezjalna, gromadząca, przechowująca i udostępniająca archiwalia z terenów archidiecezji gnieźnieńskiej. Erygowana została przez kard. Stefana Wyszyńskiego. Do końca 1997 r. archiwum mieściło się nad nawą południową katedry gnieźnieńskiej. W pierwszej fazie swego istnienia zasób archiwum ograniczał się do akt Kapituły Metropolitalnej, w skład których weszły także akta proweniencji innej niż kapitulna (m. in. klasztorów zlikwidowanych przez rząd pruski w XIX w.) i wydzielone z całości dwa zbiory: dokumentów i listów. Razem z archiwaliami kapitulnymi przechowywane były także dawne nuty, repertuar katedralnego zespołu instrumentalno-wokalnego. W 1962 r. zasób Archiwum Archidiecezjalnego został powiększony o akta Konsystorza Generalnego, które podobnie jak kapitulne, posiadało archiwalia proweniencji obcej (głównie arcybiskupiej). W następnych latach przekazano sukcesywnie: akta Trybunału Metropolitalnego, część akt Seminarium Duchownego w Gnieźnie, akta Prymasa Polski (do 1939 r.) oraz w latach 1969-1999 - akta Kurii Metropolitalnej. Równocześnie Archiwum Archidiecezjalne prowadziło akcję gromadzenia, scalania i zabezpieczenia dawnych akt parafialnych i dekanalnych. Obok zasadniczych zespołów do zasobu archiwum włączone zostały zbiory specjalne, takie jak: muzykalia, kartografia, rubrycele, schematyzmy diecezjalne i zakonne oraz ikonografię.
Zawartość obecnego zasobu zarówno ilościowa jak i merytoryczna posiada genetyczny związek ze strukturą terytorialną i organizacyjną archidiecezji gnieźnieńskiej, która na przestrzeni wieków ulegała przeobrażeniom i zmianom.
Archidiecezja gnieźnieńska została erygowana w 999 r. Uroczyste proklamowanie jej powstania nastąpiło podczas słynnego zjazdu gnieźnieńskiego w 1000 r., w którym wziął też udział cesarz Otton III oraz legaci papiescy. Obszar archidiecezji gnieźnieńskiej ukształtowany w średniowieczu przetrwał, z niewielkimi zmianami, aż do początków XIX stulecia i obejmował z prowincji wielkopolskiej znaczną część województwa kaliskiego (bez powiatu pyzdrskiego), całe województwo łęczyckie oraz większą część województwa sieradzkiego (bez powiatu ostrzeszowskiego); z prowincji małopolskiej - część województwa sandomierskiego (fragmenty powiatów: chęcińskiego, radomskiego, sandomierskiego i opoczyńskiego); z prowincji mazowieckiej - zachodnią część województwa rawskiego (pow. rawski), oraz na północy należącą do Prus Królewskich południowo - zachodnią część województwa pomorskiego (powiaty: człuchowski, częściowo świecki oraz tucholski). Rozbiory Polski, utworzenie i powiększenie Księstwa Warszawskiego oraz powołanie do życia Królestwa Polskiego spowodowały bardzo poważne zmiany terytorialne archidiecezji gnieźnieńskiej. W 1821 r., bullą De salute animarum, określono jej nowe granice. Objęto nimi tylko tę część, która znalazła się pod zaborem pruskim, co stanowiło zaledwie 1/3 jej dawnego terytorium. Pozostałe tereny archidiecezji gnieźnieńskiej zostały włączone do diecezji włocławskiej, warszawskiej, chełmińskiej i kieleckiej. Ponadto połączono wówczas archidiecezję gnieźnieńską z diecezją poznańską unią personalną w osobie jednego arcybiskupa, zachowując jednak odrębne konsystorze (później kurie), kapituły i seminaria duchowne (taki stan trwał do 4 marca 1946 r.). Kolejne zmiany terytorialne miały miejsce w 1925 r., kiedy przyłączono do Gniezna dekanaty miłosławski i jarociński, odłączono zaś na rzecz diecezji poznańskiej dekanaty ołobłocki i krotoszyński. Kolejnego uszczuplenia terytorium archidiecezja doznała po wejściu w życie bulli Totus tuus Poloniae populus 25 marca 1992 r. Od archidiecezji gnieźnieńskiej odłączono wówczas 5 dekanatów: na południu - pleszewski, czermiński i jarociński, na północy - wierzchuciński i toruński. Natomiast dołączono do archidiecezji część dekanatu Fordon z diecezji chełmińskiej, położonego w obrębie granic administracyjnych miasta Bydgoszcz-Fordon. Archidiecezja łącznie utraciła 47 parafii, 8 kościołów pomocniczych, 62 kapłanów diecezjalnych i 14 zakonnych, a otrzymała 9 parafii wraz z 20 księżmi diecezjalnymi i 4 zakonnymi. W rezultacie zmniejszeniu uległa sieć parafialna o 38 parafii, a stan duchowieństwa - o 40 księży diecezjalnych i 10 zakonnych.
Od średniowiecza aż do reorganizacji w 1821 r. archidiecezja gnieźnieńska dzieliła się na osiem mniejszych jednostek administracyjnych zwanych archidiakonatami (gnieźnieński, kaliski, łęczycki, kurzelowski, uniejewski, łowicki, kamieński i wieluński), na czele których stali archidiakoni. Archidiakonaty dzieliły się na dekanaty (do 1821 r. było ich 41, następnie 16), te zaś na parafie jako najmniejsze jednostki administracji kościelnej (w 1787 r. było ich 673).
W okresie przedrozbiorowym centralnymi urzędami administracyjno - sądowymi były: kuria urzędująca przy rezydującym poza Gnieznem arcybiskupie oraz oficjalat generalny z siedzibą w mieście stołecznym diecezji w Gnieźnie (później- utworzono drugi oficjalat generalny w Łowiczu). Od lat dwudziestych XIX w. jedynym centralnym urzędem administracyjno-sądowym w obrębie całej diecezji był Konsystorz Generalny, w XX w. zreorganizowany w Kurię Metropolitalną i Trybunał Metropolitalny.
W okresie średniowiecza kapituła katedralna (nazywana w czasach nowożytnych metropolitalną) pełniła funkcję kolegium doradczego arcybiskupa. Z czasem jednak jej rola uległa poważnym ograniczeniom. Obok niej istniało w przedrozbiorowej archidiecezja gnieźnieńskiej także 12 kapituł kolegiackich, po r. 1821 tylko dwie w Gnieźnie i Kruszwicy.
Po soborze trydenckim (1545-1563) założono sukcesywnie trzy seminaria duchowne, jako szkoły przeznaczone dla kandydatów do kapłaństwa: w Kaliszu (1591-1620), Gnieźnie (1602 do dziś) oraz Łowiczu (1700-1819).
Wytwory kancelarii działających na terenie archidiecezji gnieźnieńskiej zachowały się w większości wypadków w stanie zdekompletowanym. Braki te dotyczą zwłaszcza chronologicznych początków poszczególnych zespołów. Niemal w całości zaginęły akta działalności arcybiskupów gnieźnieńskich, które przeniesione w XIX w. z Łowicza do Warszawy, spłonęły tam podczas powstania w 1944 r. W Gnieźnie zachowało się tylko kilka ksiąg tego typu dzięki temu, że zostały przypadkowo niegdyś włączone do archiwaliów konsystorskich.
Zmiany terytorialne wywarły również duży wpływ na stan ilościowy obecnego zasobu Archiwum Archidiecezjalnego. Poza Gnieznem znalazły się akta oficjalatów foralnych oraz kapituł kolegiackich z terenów odłączonych w 1821 r. od archidiecezji. Bardzo poważnie zdekompletowane są księgi wizytacyjne. W latach dwudziestych XIX stulecia przekazano bowiem zainteresowanym konsystorzom (głównie włocławskiemu) księgi dotyczące terenów wcielonych do innych diecezji. Po II wojnie światowej natomiast zatrzymane zostały w Archiwum Archidiecezjalnym w Poznaniu księgi osiemnastowiecznych wizytacji dekanatów ołobockiego i krotoszyńskiego, odłączonych, jak wiadomo, od archidiecezji gnieźnieńskiej dopiero w 1925 r.
W chwili obecnej najzasobniejszym zespołem jest Archiwum Kapituły Metropolitalnej, do którego należą w sensie proweniencyjnym dwa inne zbiory: listy staropolskie oraz większość dokumentów (dyplomów).
Najstarszym dokumentem przechowywanym w Archiwum Archidiecezjalnym jest bulla Innocentego II z 1136 r., najmłodszymi, niektóre akta proweniencji kurialnej i parafialnej z lat dziewięćdziesiątych XX w.
Pierwotnie na pomieszczenia archiwum archidiecezjalnego przeznaczono, przybudowany do katedry w poł. XVIII w., piętrowy gmach biblioteki kapitulnej. W 1970 r. szczupłe dotychczasowe magazyny powiększono o poddasza północnej części katedry adoptując je do celów archiwalnych, co rozwiązało trudną sytuację lokalową tylko na niecałe 10 lat.
Systematycznie prowadzona akcja przejmowania akt z instytucji centralnych i parafii spowodowała, że magazyny szybko się zapełniły. W 1980 r. kard. St. Wyszyński podjął decyzję odbudowania tzw. kolegiat i przeznaczenia ich części zachodniej na pomieszczenia archiwalne. Po śmierci kard. St. Wyszyńskiego od zamiarów tych odstąpiono. W 1994 r. decyzją abp Henryka Muszyńskiego, metropolity gnieźnieńskiego, archiwum otrzymało nowe pomieszczenia nad nawą południowa katedry. Jednak przeprowadzona ekspertyza stropów w dotychczasowych magazynach archiwum nad nawą północna wykazała, że stropy są przeciążone i dalsze przechowywanie archiwaliów w katedrze jest niemożliwe. W związku z tym na mocy dekretu z 3 stycznia 1995 r. abp Henryk Muszyński podjął decyzję o przeniesieniu wszystkich zbiorów do nowej siedziby w budynku przy ul. Kolegiaty 2. W grudniu 1997r. po zakończeniu prac adaptacyjnych archiwum ponownie otworzyło swe podwoje dla badaczy. W dniu 6 czerwcu 1998 r jego poświęcenia dokonał kard. Józef Glemp, prymas Polski.
Zasób Archiwum Archidiecezjalnego liczy obecnie około 2 500 metrów bieżących archiwaliów i książek, w tym około 80 000 samych książek. Każdego roku zwiększa się też liczba korzystających ze zbiorów archiwalnych i bibliotecznych. W ostatnich latach liczba odwiedzających archiwum kształtowała się w granicach około 1500 osób rocznie (w tym około 1300 kwerendzistów). W ciągu roku udostępnia się im około 5000 jednostek archiwalnych. Badacze dziejów przybywają nie tylko z krajowych ośrodków naukowych, ale także zagranicznych - USA, Francji i Niemiec. Wśród nich przeważają poszukiwacze genealogiczni. Drugą grupę pod względem liczebności stanowią magistranci i doktoranci. Liczbę magistrantów ostatnimi czasy znacznie pomnażają studenci Wydziału Teologicznego Uniwersytetu im. A. Mickiewicza - Sekcji w Gnieźnie i Bydgoszczy, którzy przeważnie prowadzą badania nad dziejami parafii archidiecezji gnieźnieńskiej.
ramach działalności popularyzatorskiej gnieźnieńskie zbiory udostępniane są wykładowcom wielu polskich uczelni, którzy wykorzystują zbiory do prowadzenia zajęć dydaktycznych w postaci ćwiczeń. Pracownie archiwum gościły do tej pory wykładowców i studentów z takich uczelni, jak: Uniwersytet im. Mikołaja Kopernika, Uniwersytet im. A Mickiewicza w Poznaniu (teologia, historia, polonistyka, klasyka), Uniwersytet Warszawski (muzykologia), Katolicki Uniwersytet Lubelski (muzykologia), Uniwersytet Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie, Collegium Europaeum Gnesnense oraz Uniwersytet im. Kazimierza Wielkiego w Bydgoszczy (polonistyka i historia), Uniwersytet im. Marii Curie Skłodowskiej w Lublinie.
Fakt przeniesienia zbiorów archiwalnych i bibliotecznych Archiwum Archidiecezjalnego z katedry do budynku przy ul. Kolegiaty 2 był wydarzeniem dziejowym dla tej instytucji. Dzięki temu zbiory zostały złożone w niepomiernie lepszych warunkach pod względem temperatury i wilgotności oraz zabezpieczone przed pożarem i kradzieżą. Przy tej okazji poprawiły się również warunki pracy korzystających z czytelni oraz pracowników archiwum. Od 1997 r. archiwum posiada pracownię konserwatorską, w której wykonuje się podstawową konserwację zabytków papierowych. W związku z tym obecnie instytucja ta może lepiej spełniać swoje zadanie, do których została powołana, a mianowicie gromadzenia, naukowego opracowywania, zabezpieczania i udostępniania materiałów szerokiemu kręgowi badaczy.